что обязан делать работодатель

В любом успешном бизнесе возникает момент, когда предприниматель больше не может делать все самостоятельно, перебиваясь сотрудничеством с фрилансерами по разовым задачам. Встает вопрос о найме на работу первого официального сотрудника по трудовому договору.

В этой статье мы не будем детально разбираться в порядке заполнения всех документов, нюансах формулировок и т.п. У нее другая задача – описать, что обязан делать работодатель, какие обязанности у него возникают при приеме на работу сотрудника с точки зрения кадрового и налогового учета. Дадим обзор документов, которые должны появиться в компании, необходимых платежей и отчетности, которая будет сдаваться в налоговые (и не только) органы.

Постановка на учет в качестве работодателя ИП и организации

Нужно ли становиться на учет работодателю, впервые принимающему на работу сотрудника? Это зависит от того, кто осуществляет прием – организация или ИП.

  1. Работника принимает организация. В этом случае постановка на учет в качестве работодателя автоматически производится в налоговой инспекции, ПФР, ФСС. Организации присваиваются регистрационные номера, которые необходимы для сдачи отчетности. Поэтому дополнительно становиться на учет нигде не нужно. Когда вы начнете платить НДФЛ и взносы, сдавать отчетность, то контролирующие органы сами узнают, что у вас появились работники.
  2. Работника принимает ИП. Здесь картина другая, т.к. регистрация ИП не влечет постановку его на учет в ФСС, если он не платит туда взносы на свое страхование (добровольно). А для сдачи отчетности и уплаты взносов на страхование от несчастных случаев в ФСС на сотрудников ИП нужен регистрационный номер.

Поэтому в течение 30 дней после дня заключения первого трудового договора ИП нужно подать в свое отделение ФСС заявление (ч. 1 ст. 2.3 Закона N 255-ФЗ, пп. 3, 4 п. 1 ст. 6 Закона N 125-ФЗ). Вместе с ним подается копия трудовой книжки или копия трудового договора с работником (конкретный пакет документов уточняйте в ФСС, в регионах требования могут различаться).

После того, как постановка ИП на учет в качестве работодателя завершена, он получит уведомление о регистрации, с присвоенным номером, который используется для отчетности.

ПФР ставит ИП на учет самостоятельно и сразу присваивает номер. Его можно посмотреть в электронной выписке ЕГРИП на сайте налоговой.

Что обязан делать работодатель по кадрам

Кадровый учет настолько обширен, что заполнение всех необходимых документов не охватить даже в нескольких статьях, не говоря уже об одной. К сожалению, многие работодатели относятся к кадровому учету спустя рукава. А зря! Потому что можно годами работать, ничего не подозревая, а потом схлопотать огромные штрафы.

Поэтому возьмитесь серьезно и разберитесь в кадровом учете самостоятельно или доверьте это хлопотное занятие бухгалтеру (убедитесь, что он будет вести кадры, а не только платежки делать).

Прежде всего, работодатель должен принять локальные нормативные акты (документы, содержащие нормы трудового права), которые устанавливают условия труда, должности сотрудников, порядок оплаты и др. Что нужно обязательно:

  • — Штатное расписание (в нем указываются должности и оплата труда по ним).
  • — Правила внутреннего трудового распорядка (права, обязанности, ответственность сторон, режим работы, отдыха, меры поощрения и взыскания и др.).
  • — Положение об оплате труда (подробно описывается порядок начисления и выплаты зарплаты)

Этих двух документов (Правила распорядка и Положения об оплате) может не быть, если все необходимые данные будут прописаны в трудовом договоре.

  • — График отпусков (составляется ежегодно, в декабре, на следующий год).
  • — Положение о персональных данных (как будут обрабатываться данные сотрудников).

Раз вы принимаете сотрудника на работу, то с ним нужно заключить трудовом договор (2 экз., один вам, один ему). Очень прошу – взяв за основу шаблон из интернета, вдумчиво его читайте и адаптируйте под себя!

Обязательные документы работодателя по кадрам

Что обязан делать работодатель, кроме издания локальных нормативных актов? Перечислим основные документы, формируемые в процессе кадрового учета:

— личные карточки по форме Т-2;

— табели учета рабочего времени;

— приказы:

  • — по личному составу (о приеме на работу, увольнении, переводе)
  • — по заработной плате (о предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении, привлечении к сверхурочной работе и др.)
  • — по основной деятельности (об утверждении штатного расписания, внесении изменений в штатное расписание, график отпусков, в другие ЛНА)

— журналы (книги):

  • — учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • — регистрации приказов
  • — регистрации трудовых договоров
  • — личных карточек

— должностные инструкции, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах

— папки (личные дела) на каждого сотрудника.

Зарплата и налоги работодателя с зарплаты работника

Кроме формирования большого числа документов, у работодателя появится и дополнительная налоговая нагрузка. Какие новые платежи у вас появятся:

  1. Выплата заработной платы. Вы можете это сделать наличными деньгами (в том числе и из денег, полученных в виде наличной выручки) или перечислением на счета сотрудников (по зарплатному проекту или прямым переводом по реквизитам счета сотрудника, с его согласия).

На что обратить внимание:

— заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца (т.е. аванс и окончательный расчет), в одни и те же даты;

— при безналичном перечислении по реквизитам сотрудников обязательно указывайте, что это заработная плата или аванс за такой-то месяц. Иначе у банка возникнут к вам дополнительные вопросы. Сейчас переводы физлицам с расчетных счетов строго контролируются!

  1. Удержанный с заработной платы НДФЛ (налог на доходы физических лиц). Перечисляется в ИФНС. Здесь много тонкостей с датами! Помните главное:

— с аванса НДФЛ не удерживается и не перечисляется;

— с зарплаты НДФЛ нужно перечислить не позднее следующего рабочего дня.

В идеале – отправляйте платежку на перечисление зарплаты вместе с платежкой на НДФЛ.

  1. Начисленные страховые взносы на пенсионное (22%), медицинское страхование (5,1%), страхование от нетрудоспособности (2,9%) – они уплачиваются в ИФНС, и взносы на страхование от несчастных случаев (уплачиваются в ФСС, ставка зависит от вида деятельности). Срок уплаты – не позднее 15 числа следующего месяца. Например, с зарплаты за июль – не позднее 15 августа).

Начисляя взносы и налоги работодателя с зарплаты работника помните, за чей счет они делаются:

— НДФЛ – это часть зарплаты работника, налогоплательщик – он. Работодатель только удерживает и перечисляет налог.

— Страховые взносы платит за работника работодатель, за свой счет, из своего кармана. Плательщик взносов – работодатель.

Отчетность по страховым взносам работодателей в фонды

Что обязан делать работодатель по представлению отчетности? Разобьем весь перечень отчетных форм на части, в зависимости от получателя отчетности. Ниже предлагаю посмотреть, какие сроки отчетности установлены и с какой целью она сдается.

ОПФР (отделение Пенсионного фонда в вашем регионе)

Какую информацию он хочет получить и для чего? Во-первых, основную часть необходимых ему данных фонд получает из налоговой инспекции, например данные о начисленной работнику заработной плате и страховых взносах на нее на пенсионное страхование.

Во-вторых, отдельно в ПФР подаются данные, которые в налоговую инспекцию не сдаются: это

  • — оперативная информация о работающих лицах по трудовым и гражданско-правовым договорам (для индексации пенсий),
  • — сведения о страховом стаже (который может быть льготным, в зависимости от региона проживания, профессии и др.).

Поэтому в ваше ОПФР сдаются следующие отчетные формы:

— СЗВ-М (с перечнем работающих сотрудников) – ежемесячно, не позднее 15 числа следующего за отчетным месяца;

— СЗВ-СТАЖ (с указанием периодов стажа по каждому сотруднику) – раз в год, не позднее 1 марта следующего за отчетным года.

ФСС (фонд социального страхования)

Подобно ПФР, этот фонд также уже получает часть информации из налоговой инспекции (о начисленной зарплате, взносах на страхование от нетрудоспособности). Однако страховые взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются не в налоговую, а в ФСС. Именно по ним и подается отчетность:

— форма 4-ФСС (содержит данные о взносах на страхование от несчастных случаев, начисленных пособиях, проведении спецоценки и медосмотров) – подается раз в квартал не позднее 20 (на бумаге) или 25 (электронно) числа месяца, следующего за окончанием квартала.

— подтверждение основного вида деятельности (о выручке и численности сотрудников) – подается до 15 апреля для подтверждения ставки на текущий год (ИП не сдают).

Отчетность работодателя в налоговую инспекцию

ИФНС (налоговая инспекция, где вы стоите на учете) — сюда стекается наибольший объем данных, которые к тому же сопоставляются между собой и с другими вашими декларациями. ФНС в настоящее время является администратором (получателем, проверяющим органом) не только налогов, но и страховых взносов на пенсионное, медицинское страхование и на страхование от нетрудоспособности.

Итак, какая отчетность работодателя сдается по работникам в налоговую:

— ЕРСВ, единый расчет по страховым взносам. ИФНС проверит, правильно ли вы рассчитали взносы и своевременно ли вы их уплатили. Сдаете раз в квартал, не позднее 30 числа месяца, следующего за кварталом.

— 6-НДФЛ (для проверки полноты удержания НДФЛ и своевременности его перечисления, суммарно по всем сотрудникам) – ежеквартально, не позднее последнего числа месяца, следующего за кварталом, а по итогам года не позднее 1 апреля;

— 2-НДФЛ (содержит данные о начисленном, удержанном и перечисленном налоге по каждому сотруднику отдельно, о его налоговых вычетах) – ежегодно не позднее 1 апреля следующего года;

— сведения о среднесписочной численности (о количестве работников, влияет на форму сдачи отчетности, особенности налогообложения) — до 20 января следующего года.

Отчетность в органы статистики

Набор статистической отчетности огромен. Здесь я его приводить не буду, и вот почему. Если говорить о микробизнесе, то у них нет обязанности регулярно отчитываться по сотрудникам в органы статистики. Отчеты представляются только если организация или ИП попали в выборку (т.е. часть, выбранную органами статистики для обследования).

Как узнать, что вы попали в выборку? Не стоит надеяться, что вас об этом уведомят, даже если у вас подключен электронный документооборот. Бывает, что присылают бумажные письма почтой, но не всегда.

Поэтому нужно периодически заглядывать на сайт Госкомстата и вручную проверять (по вашему ИНН), нужно ли вам предоставлять формы статистической отчетности или нет. Это касается не только данных, связанных с работниками, но и всех остальных.

Завершая обзор того, что обязан делать работодатель по кадровому учету, налогам, сдаче отчетности, обращаю ваше внимание на то, что в статье мы разобрали далеко не все. Это огромный пласт работы, которую нужно делать. И разбираться в ней!

Многие предприниматели решают вопрос с помощью онлайн-бухгалтерий. Спешу вас предупредить! Это хороший помощник, также как 1С для бухгалтера, но если вы не понимаете, что делает программа, вы натворите нехороших дел. Возьмите на себя труд разобраться, если уж вы решили сами вести учет.

А если вам некогда тратить время на бухгалтерскую рутину, если у вас есть более важные задачи в бизнесе, то пишите на странице Контакты или в онлайн-чат, будем рады помочь вам. В комментариях вы можете задать вопросы по содержанию статьи, если они у вас появились.

Как платить налоги в онлайн-бизнесе