УСН с объектом налогообложения «доходы» привлекает многих начинающих предпринимателей простотой учета. Казалось бы, достаточно своевременно делать записи о полученных деньгах в Книгу учета доходов и расходов, вовремя платить налог и подавать декларации. Но этого не всегда достаточно.

Иногда индивидуальным предпринимателям, применяющим УСН «доходы», все же приходится вести учет расходов для целей налогового учета. Отметим, что не у всех ИП возникает такая необходимость. Чтобы избежать возможных ошибок, всем налогоплательщикам все же следует разобраться в учете расходов.

Учет расходов

В соответствии с требованием ст. 346.24 НК РФ компании, применяющие УСН, должны отражать свои доходы и расходы в Книге учета доходов и расходов (КУДиР). Форма документа утверждена приказом Минфина от 22.10.2012г. №135н. П. 2.5 Порядка заполнения КУДиР освобождает налогоплательщиков с объектом налогообложения «доходы» от заполнения графы «Расходы», если компания не получала субсидии и не оказывала финансовую помощь, т.к. обязанность заполнять этот раздел возложена только на компании с объектом налогообложения «доходы – расходы».

Таким образом, индивидуальные предприниматели, применяющие УСН «доходы», могут не заполнять графу КУДиР «Расходы».

Расходы на сотрудников

Несмотря на то, что отражать расходы в КУДиР ИП не обязан, ему все же необходимо вести учет некоторых из них. Выясним, какие же расходы предприниматель должен учитывать и зачем.

ИП может работать не один, а нанять сотрудников. С их зарплат предприниматель обязан делать отчисления в фонды за счет собственных средств. Также работодатель обязан оплачивать своим сотрудникам пособия по болезням. На эти суммы ИП имеет права уменьшить налог, подлежащий уплате, но не более, чем на 50%. Понесенные расходы должны быть подтверждены документально (это могут быть платежные документы или расчетные ведомости).

Как и другие работодатели, индивидуальный предприниматель обязан удерживать НДФЛ из доходов своих сотрудников, т.е. ИП выполняет роль налогового агента по НДФЛ. Для подтверждения добросовестности исполнения обязанностей предприниматель должен хранить расчетные ведомости и платежные поручения об оплате НДФЛ в налоговую инспекцию.

Подотчетники

ИП имеет право выдавать деньги своим сотрудником под отчет. Из этих средств работники могут, например, покрывать расходы на хозяйственные нужны деятельности предпринимателя. Работники обязаны отчитаться, куда были потрачены деньги ИП. В качестве подтверждения произведенных расходов работники могут предоставить работодателю вместе с авансовым отчетом накладные, кассовые и товарные чеки и т.д.

Для чего это нужно, если понесенные расходы не уменьшают единый налог? Для того, чтобы подтвердить, что деньги были потрачены на нужды ИП, а не в личных целях сотрудника. В противном случае израсходованные деньги признаются доходом работника и должны облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами (письмо Минфина от 31.10.2013г. №03-11-11/46739).

Для чего еще учитывать расходы

Лучше не избавляться от документов, подтверждающих понесенные расходы, т.к. они могут понадобиться в следующих ситуациях:

  1. ИП может потерять право применять УСН в середине года. В этом случае предпринимателю будет необходимо восстановить весь учет с начала того квартала, в котором он лишился права на упрощенку.
  2. При возникновении споров с поставщиками. Вам могут продать некачественный товар, и потребуется оформить возврат. Поставщик будет настаивать, что поставил вам продукцию на бОльшую сумму и т.д. В таких ситуациях вы сможете подтвердить свою правоту, предъявив первичные документы на понесенные расходы.
  3. Для проведения экономического анализа необходимо знать, какие расходы и в каком количестве несет ИП. Без такой информации невозможно посчитать прибыль и рентабельность деятельности.

Подведем итог. ИП, применяющий УСН «доходы», не обязан вести учет расходов, но при некоторых условиях он должен хранить документы, которые подтверждали бы факт совершения этих расходов.

Если вам нужна консультация по учету и налогообложению на УСН, пишите мне на странице Контакты. Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу Услуги.